📌¿Qué es un ALMACÉN? ¿Cómo Optimizarlo?

El Almacén es una instalación que, junto con los equipos de almacenaje, de manipulación, medios humanos y de gestión, nos permite regular las diferencias entre los flujos de entrada de mercancía (la que se recibe de proveedores, centros de fabricación, etc.) y los de salida (aquella mercancía que se envía a la producción, la venta, etc.). Estos flujos suelen no estar coordinados y esa es una de las razones por las que se precisa definir una óptima logística de almacenamiento.

Podemos definir un almacén como el lugar físico el cual utiliza una empresa para la función de almacenaje.

✅ Tipos de Almacenes

En ocasiones, la actividad económica de una empresa puede exigir de uno o varios tipos de almacén: de materias primas, de productos semielaborados, de productos terminados, etc. Todos ellos han de estar ubicados en función de las necesidades específicas de su funcionamiento y de acuerdo con las restricciones o las posibilidades de cada localización y su entorno.

La mejor manera de clasificar los distintos tipos de almacenes que se pueden dar en la actualidad es agrupándolos según sus características comunes:

• Según la naturaleza del producto se pueden encontrar almacenes especializados en bobinas, productos inflamables, perfiles, pequeño material, recambios, productos perecederos e incluso almacenes que son de uso general, entre otras posibilidades.
• El edificio también puede ser un criterio de clasificación y así se habla de almacenes al aire libre, naves, sótanos, almacenes de gran altura o depósitos, cámaras frigoríficas, almacenes autoportantes (las estanterías conforman el armazón del propio edificio), etc.
• Dependiendo del flujo de materiales, las instalaciones pueden agruparse en aquellas destinadas a materias primas, componentes o productos semielaborados, productos acabados, almacenes intermedios, de depósito, para distribución, etc.
• En cuanto a su localización, se habla de almacenes centrales, regionales y de tránsito.
• En cuanto a su mecanización, pueden ser manuales, convencionales o automáticos.

✅ ¿Qué actividades se llevan a cabo en un Almacén?

Las labores desarrolladas en un almacén principalmente son:

1. Recepción de mercancía.
2. Su verificación.
3. Transporte interno (entre distintas zonas del almacén).
4. Almacenaje y custodia.
5. Preparación de pedidos y la consolidación de cargas.
6. Expedición de mercancía.
7. Gestión e información relativa a stocks, flujos, demanda, etc.

✅ ¿Qué elementos Intervienen en un Almacén?

Son varios los factores que hay que tener en cuenta a la hora de estudiar una instalación. Principalmente, se ha de considerar el producto que se va a almacenar, el flujo de materiales o mercancías, el espacio disponible para albergarlos, los equipos de almacenaje –tales como las estanterías y los equipos de manutención–, el factor humano (el personal), así como el sistema de gestión y la política de la empresa.

A partir de todos estos elementos se han de recopilar una serie de datos que influirán en diversos aspectos de la instalación y que se tomarán en cuenta a la hora de desarrollarla.

✅ Funciones y Actividades Principales de un Almacén

Los almacenes son centros que están estructurados y planificados para llevar a cabo funciones de almacenamiento tales como: conservación, control y expedición de mercancías y productos, recepción, custodia, etc.

El almacén es el encargado de regular el flujo de existencias.

1. Recepción de mercancías

Es el proceso que consiste en dar entrada a las mercancías que envían los proveedores. Durante este proceso, se comprueba que la mercancía recibida coincide con la información que figura en los albaranes de entrega.

También es necesario comprobar durante la recepción de la mercancía si las cantidades, la calidad o las características se corresponden con el pedido.

2. Almacenamiento en el almacén

Consiste en la ubicación de las mercancías en las zonas idóneas para ello, con el objetivo de acceder a las mismas y que estén fácilmente localizables.

Para ello se utilizan medios fijos, como estanterías mecánicas industriales, depósitos, instalaciones, soportes, etc. y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas transportadoras.

3. Conservación y mantenimiento

Durante el tiempo que la mercancía está almacenada, tiene que conservarse en perfecto estado.

La conservación de la mercancía implica la aplicación de la legislación vigente en cuanto a higiene y seguridad en el almacén, además de las normas especiales sobre mantenimiento y cuidado de cada producto.

4. Gestión y control de existencia

Una de las funciones clave que consiste en determinar la cantidad de cada producto que hay que almacenar, calcular la cantidad y la frecuencia con la que se solicitará cada pedido con el objetivo de disminuir al máximo los costes de almacenamiento.

5. Expedición de mercancías

La expedición de mercancías comienza desde que el cliente realizar el pedido, comenzando el proceso con la selección de mercancía y embalaje, así como la elección del medio de transporte.

En los almacenes de distribución comercial también se hacen otras operaciones como consolidación de la mercancía, división de envíos y combinación de cargas.

✅ Zonas Principales de un Almacén

1. Zonas de carga y descarga

En cuento a las zonas de carga, éstas varían en función del medio de transporte que se utilice: camión, ferrocarril, marítimo, transporte… El método más utilizado es el camión.

Encontramos dos tipos de zonas de carga. Por un lado, están las integradas en el almacén, que son aquellas que implican que el manejo de las mercancías tenga una mayor velocidad y que son recomendables siempre que dispongamos de espacio suficiente. La segunda zona de carga puede ser independiente respecto al almacén y normalmente suele ser una explanada situada en las inmediaciones del mismo.

A la hora de diseñar las zonas y muelles de carga y descarga, hay que determinar la disposición y el número de muelles de atraque para camiones. En esta decisión influirá el volumen de la carga a mover así como la planificación y horarios de carga y descarga o bien de forma aleatoria. Tenemos que prever también los métodos de estiba/desestiba de la mercancía: carga lateral/carga por la zona trasera.

En esta zona es donde más accidentes se producen debido al continuo trasiego de máquinas y personas.

2. Zona de recepción y control dentro del almacén

En la zona de recepción y control, las mercancías son almacenadas temporalmente y son sometidas a un doble proceso: clasificación y control de calidad.

La productividad aumenta con la utilización de medios informáticos tales como códigos de barras, escáner de lectura y generación de etiquetas mediante impresora.

3. Zona de almacenamiento

La zona de almacenamiento es el eje fundamental del almacén y debemos determinar el número y el tipo de estanterías, los medios de manipulación, su ubicación y la colocación de los productos en las estanterías para obtener la máxima productividad.

Esta zona debe cumplir dos condiciones de funcionamiento:

• Capacidad de almacenamiento.
• Facilidad para el picking.

4. Zona de picking o de preparación de pedidos

Las zonas de picking pueden estar integradas en la zona de almacenaje (picking en estantería) o pueden estar en zonas separadas o específicas (picking manual).

Estas zonas no son necesarias en todos los almacenes. Únicamente en aquellos en los que la unidad de envío al cliente es diferente a la unidad de almacenamiento.

5. Zona de expedición o zona de salida

Se trata de una zona destinada al embalaje de los pedidos ya preparados. Resulta fundamental disponer de esta zona para independizar la preparación de pedidos de la carga en el camión, de lo contrario no se podrá efectuar el picking y la preparación de los pedidos. Esto puede provocar una falta de organización y pérdida de tiempo y recursos.

Para la carga rápida de mercancía en el camión existen plataformas de suelo deslizante. Mediante unos rodillos en movimiento, la carga/descarga del camión se efectúa con rapidez (3 a 5 minutos).

6. Zona de oficinas

Las oficinas pueden estar a ras del almacén o en una planta superior, con visibilidad de toda la zona de almacenaje y próximas a las zonas de expedición y/o de carga y descarga.

Todos los almacenes necesitan ser gestionados y conllevan operaciones administrativas.

7. Zonas especiales de un almacén

Es necesario tener en cuenta ciertos aspectos tales como:

• Devoluciones de clientes.
• Zona para carga de baterías de las carretillas.
• Zona para el almacenamiento de envases y embalajes, tanto si son recuperables como si son de un solo uso en espera de ser enviados al desguace.

✅ ¿Cómo podemos clasificar un almacén?

Recordemos que los almacenes se pueden clasificar en función de diferentes criterios:

1. Según la estructura o en construcción

• Almacenes a cielo abierto
• Almacenes cubiertos

2. La actividad de la empresa

• Empresa comercial: almacén de mercancías y algunos casos de envases y embalajes
• Empresa industrial: almacén de materias primas y auxiliares, almacén de materiales diversos y almacén de productos terminados.

3. Según la función logística

• Plataformas logísticas o almacenes centrales
• Almacenes de tránsito o de consolidación
• Almacenes regionales o de zona y locales

4. Según el grado de automatización

• Almacenes convenciones
• Almacenes automatizados
• Almacenes automáticos

5. Titularidad o propiedad del almacén

• Almacenes en propiedad
• Almacenes en alquiler
• Almacenes en régimen de leasing

✅ Planificación y Ubicación de un Almacén

Las empresas que necesitan almacenar, pueden requerir uno o varios tipos de almacenes, teniendo que tomar como primera decisión si estos los tendrá en propiedad, alquiler o ambos casos.

Cumplido el primer paso, el segundo es planificar la ubicación, distribución y diseño de los espacios, los equipamientos de las instalaciones, así como los medios mecánicos y los recursos humanos para manipulación y almacenaje de las mercancías.

Una planificación óptima del funcionamiento de almacén consiste en la gestión de los recursos disponibles y la previsión de las necesidades, para que los productos se encuentren cuándo, cuánto y dónde sean requeridos.

• Cuándo:  en el momento que se necesite o nos llegue el pedido del centro de producción, del centro de distribución o del punto de venta.
• Cuánto: la cantidad solicitada por los clientes internos o externos.
• Dónde: el lugar de entrega solicitada por los clientes.

Para una empresa que fabrica producto, el almacén es una pieza fundamental en el éxito de la organización. Por ello, hay que tener en cuenta una serie de variables a la hora planificar el proyecto de un almacén:

• La capacidad de fabricación de la industria.
• Las características de la red de distribución.
• El coste del terreno, edificación, instalaciones y equipos.
• El producto: los tipos, características, la cantidad total a almacenar.

También es necesaria una correcta planificación de las actividades de almacenaje y transporte, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• La ubicación y el tamaño de los centros de producción y los locales de almacenaje.
• La previsión de la demanda y el aprovisionamiento de materiales y productos.
• El sistema de gestión de stock y el control de los inventarios.
• El sistema de manipulación de mercancías materiales.
• La organización del transporte de aprovisionamiento y distribución.
• El procedimiento de pedido, empaquetado y protección de productos.
• El nivel de servicio que se prestará al cliente.
• El sistema de información entre los distintos centros o secciones.

✅ Tips para Optimizar un Almacén

Uno de los principales objetivos de un almacén es, sin lugar a duda, optimizar el espacio de almacenaje efectivo. Una meta, por otro lado, cada vez más compleja y complicada de lograr debido a la mayor demanda de naves logísticas y el aumento de su ocupación.

Un problema añadido al que se enfrentan muchas empresas es cómo hacer frente a la escasez de suelo, la cual imposibilita o limita las opciones de ampliación de la superficie de almacenamiento y volumetría.

1. Mejorar el ratio m3 x m2

Cuando la superficie disponible en un almacén no es suficiente, no nos queda más remedio que tratar de aprovechar el espacio vertical de la instalación, con el fin de mejorar el famoso ratio m3 x m2. 

Existen diversas opciones para ganar espacio vertical: adquirir estanterías de mayor altura, colocar altillos o incorporar estructuras autoportantes, entreplantas y pasarelas.

2. Estrechar los pasillos

Reducir la anchura de los pasillos es otro método eficaz para ganar espacio en un almacén. Sin embargo, para llevarlo a cabo es preciso realizar adaptaciones de los equipos e, incluso, modificar protocolos y circuitos de trabajo. 

Los equipos de manutención deben transformarse para poder maniobrar con seguridad en estos pasillos con menos espacio. En ocasiones, se opta por la automatización de ciertas operaciones: transelevadores y otras soluciones automáticas o semiautomáticas. 

Otra opción son las estanterías de paletización móviles con bases motorizadas, las cuales permiten la apertura de pasillos de forma automática.

3. Optimizar el stock en el Almacén

Muchas veces, los problemas de espacio en un almacén no se deben a la escasez de superficie, sino a tener un stock muy desorganizado. En estos casos, es necesario optimizar el inventario con diferentes métodos: detectar el material obsoleto y darle salida, analizar los métodos de gestión de ubicaciones seleccionados y, si se observa que no son eficaces, mejorarlos y hasta cambiarlos.

4. Ubicar cada material en las zonas más adecuada

Se trata de analizar, estudiar y, finalmente, poner en marcha un sistema que nos sirva para encontrar la ubicación ideal del material en el almacén. No se trata de cambiar de lugar las mercancías continuamente, sino de reorganizar todo aquello que se crea necesario para lograr un sistema de trabajo que nos permita hacer un mejor uso del espacio y ser más eficientes.  

Para lograr poner en marcha un sistema de zonificación óptimo, se deben tener en cuenta diferentes factores: encontrar la mejor zona para la recepción de mercancías, tener en cuenta los tipos de productos almacenados, valorar el uso recurrente de cada producto, el espacio que ocupa y su ubicación ideal. Por último, no debemos pasar por alto cómo va a afectar la movilidad de cada artículo al conjunto del almacén.

5. Habilitar espacios para Imprevistos

No podemos obviar los imprevistos, puesto que en el sector de la logística están a la orden del día en un exceso de stock no esperado o la llegada de un material que se adelanta a su entrega, puede afectar notablemente al espacio disponible de un almacén.

La solución es habilitar o tener siempre previsto un espacio con la superficie suficiente  para hacer frente a este tipo de imprevistos.

6. Dividir el Material por Categorías

La clasificación del material del almacén por categorías y secciones no solo agiliza el trabajo, sino que también ayuda a tenerlo todo más ordenado y a evitar espacios muertos y, por lo tanto, muchos metros de superficie desperdiciada. 

7. Mantener el Almacén siempre Limpio y Ordenado

Pese a ser uno de los puntos más importantes, son muchas las empresas que tienen serias carencias y deficiencias en este aspecto. En un almacén sucio y desordenado es más complicado trabajar y aprovechar el espacio. En contrapartida, es mucho más fácil sufrir un accidente de trabajo: resbalones, caídas de materia al suelo o sobre los operarios, etc.